Handleidingen

Welkom bij de handleidingen

Hier vind je uitgebreide, stap-voor-stap handleidingen voor alle modules van SalonAgency. Of je nu net start met het Basis plan of het volledige Pro plan gebruikt – we helpen je op weg.

Inhoudsopgave

Je gratis profiel aanmaken

Het Basis plan is een gratis profiel voor salons die zichtbaar willen zijn op SalonZoeker.nl. Je kunt een professionele vermelding aanmaken en gevonden worden door klanten in je regio.

De 5 tabs invullen

Stappenplan: Profiel publiceren

• Vul alle vijf tabs in met je salon gegevens
• Controleer of alle informatie correct is
• Klik op 'Publiceren' onderaan de pagina
• Je profiel is direct zichtbaar op SalonZoeker.nl

Boekingslink toevoegen (Plus plan)

• Ga naar je profielinstellingen
• Zoek het veld 'Boekingslink'
• Plak de URL van je bestaande boekingssysteem (Treatwell, Booksy, etc.)
• Klik op Opslaan – er verschijnt een 'Boek nu' knop op je profiel

Heb je geen boekingssysteem? Upgrade naar Pro voor het volledige reserveringssysteem.

Overzicht van afspraken

De agenda is het hart van het salon management systeem. Je krijgt een volledig overzicht van alle online en balie-afspraken.

Weergave opties

• Per medewerker – Bekijk de agenda van één specifieke medewerker
• Per dag – Gedetailleerd dagoverzicht
• Per week – Weekoverzicht voor planning
• Per maand – Maandoverzicht voor beschikbaarheid

Afspraakstatussen

• Behandeld – Afspraak is voltooid
• Verzet – Afspraak is verplaatst naar een andere datum/tijd
• Geannuleerd – Afspraak is geannuleerd door klant of salon

Balie boeking

• Klik op een beschikbare tijdslot in de agenda
• Kies de behandeling en medewerker
• Selecteer bestaande klant of voeg nieuwe klant toe
• Voeg eventueel notities toe (gebruikte producten, kleuren, allergieën)
• Klik op 'Boeking bevestigen'

Notities per afspraak

Bij elke afspraak kun je notities toevoegen zoals:

• Gebruikte producten
• Kleuren (bijv. haarverf nummers)
• Allergieën of bijzonderheden
• Klantvoorkeuren

Belangrijk: Deze notities zijn altijd terug te zien bij de volgende afspraak van dezelfde klant.

Dubbelboek-controle

Het systeem voorkomt automatisch dubbele afspraken. Je kunt niet twee afspraken op hetzelfde tijdstip voor dezelfde medewerker inplannen.

Online boekingen & afspraakbeheer

• Online boekingen worden automatisch bevestigd
• Klanten ontvangen een afspraakbeheer-link waarmee ze zelf afspraken kunnen verzetten of annuleren
• Voordeel: Minder interne werkdruk

Klantprofiel aanmaken

• Ga naar Klantenbeheer > Nieuwe klant
• Vul contactgegevens in (naam, e-mail, telefoon, adres)
• Voeg eventueel notities of geboortedatum toe
• Klik op Opslaan

Klantprofiel bekijken

In elk klantprofiel zie je:

• Contactgegevens
• Afsprakenhistorie (alle eerdere behandelingen)
• Laatste bezoek
• Omzet per klant
• Notities

CRM-suite: 7 automatische mailflows

Het Pro plan bevat 7 geautomatiseerde e-mailflows, volledig aanpasbaar met eigen content:

Een flow activeren

• Ga naar CRM > Mailflows
• Kies een flow (bijv. Verjaardagsflow)
• Pas de template aan met eigen tekst en afbeeldingen
• Stel in wanneer de flow moet worden verstuurd
• Activeer de flow

Nieuwe behandeling aanmaken

• Ga naar Behandelingen > Nieuwe behandeling
• Vul behandelingstitel in (bijv. 'Knippen & Föhnen')
• Voeg een beschrijving toe (optioneel)
• Stel de tijdsduur in (bijv. 60 minuten)
• Stel de prijs in (bijv. €45,00)
• Kies een categorie (bijv. 'Kapsels', 'Schoonheid')
• Klik op Opslaan

Onbeperkt: Je kunt onbeperkt behandelingen aanmaken.

Medewerker toevoegen

• Ga naar Medewerkers > Nieuwe medewerker
• Vul naam, functie en contactgegevens in
• Stel in of de medewerker online boekingen mag ontvangen
• Klik op Opslaan

Onbeperkt: Je kunt onbeperkt medewerkers toevoegen.

Werkuren instellen per medewerker

• Ga naar Medewerkers > Kies medewerker > Werkuren
• Stel per dag de werktijden in (bijv. Maandag 09:00 - 18:00)
• Voeg pauzes toe indien nodig
• Stel uitzonderingen in voor vakantie of vrije dagen
• Klik op Opslaan

De agenda van de medewerker wordt automatisch aangepast aan de werkuren.

Soorten notities

• Snelle notities – Algemene aantekeningen
• Klantnotities – Gekoppeld aan specifieke klanten
• Personeelsnotities – Interne notities voor medewerkers
• Afwezigheid plannen – Vakantie, verlof, studiedagen

Notitie toevoegen bij klant

• Ga naar Klantenbeheer > Kies klant
• Klik op 'Notitie toevoegen'
• Typ je notitie (bijv. 'Allergisch voor...', 'Gebruikte kleur: 7.3')
• Klik op Opslaan

Notities zijn zichtbaar bij volgende afspraken van dezelfde klant.

Website aanmaken met 11 secties

Met het Plus en Pro plan kun je een volledige website bouwen via een sectie-gebaseerd systeem.

Stappenplan

• Ga naar Website > Secties beheren
• Kies een sectie die je wilt gebruiken (bijv. 'Hero', 'Over ons', 'Diensten')
• Vul de inhoud in (tekst, foto's, opties)
• Klik op Opslaan
• Activeer de sectie (aan/uit knop)
• Ga door naar de volgende sectie

De 11 beschikbare secties

Eigen domeinnaam koppelen

• Ga naar Website > Domeininstellingen
• Voer je domeinnaam in (bijv. www.jouwsalon.nl)
• Volg de instructies om DNS-instellingen aan te passen
• Wacht tot de koppeling actief wordt (kan 24-48 uur duren)

Contactformulier & interne inbox

Het contactformulier op je website is gekoppeld aan een interne inbox. Je ontvangt een notificatie bij nieuwe berichten en kunt ze direct beantwoorden vanuit het dashboard.

Webshop activeren

• Activeer de webshop-sectie in je website builder
• Ga naar Webshop > Producten
• Voeg producten toe (zie hieronder)
• Stel je betalingsprovider in (Mollie, Stripe)
• Publiceer je website

Product toevoegen

• Ga naar Webshop > Producten > Nieuw product
• Voeg productfoto('s) toe
• Vul productnaam en omschrijving in
• Stel de prijs in (incl./excl. BTW)
• Stel de voorraad in (aantal stuks)
• Kies een categorie (optioneel)
• Klik op Opslaan

Automatisch voorraadbeheer

• Bij elke bestelling wordt de voorraad automatisch verminderd
• Bij annulering of retour wordt de voorraad weer aangevuld
• Je ontvangt een melding bij lage voorraad (instelbaar)
• Producten met voorraad 0 worden automatisch als 'niet op voorraad' getoond

Bestelmethodes: Verzenden of Afhalen

Klanten kunnen bij het afrekenen kiezen:

• Verzending per post – Verzendkosten instellen per regio/gewicht
• Afhalen in de salon – Bestelling klaarzetten, notificatie bij afhaal

Bestellingen beheren

• Ga naar Webshop > Bestellingen
• Bekijk alle bestellingen met status (betaald, verzonden, afhaal klaar, etc.)
• Klik op een bestelling voor details en om status te wijzigen
• Facturen worden automatisch gegenereerd

Automatische facturatie & creditering

• Bij elke betaalde bestelling wordt automatisch een factuur gegenereerd
• Bij retouren wordt automatisch een creditnota aangemaakt
• Facturen en creditnota's zijn gekoppeld aan klantprofielen

Betalingsprovider instellen

• Ga naar Instellingen > Betalingsproviders
• Kies je provider (Mollie, Stripe, etc.)
• Vul de API-gegevens in (te vinden in je provider dashboard)
• Klik op Opslaan en test de verbinding

Workshop aanmaken

• Ga naar Workshops > Nieuwe workshop
• Vul titel, beschrijving en categorie in
• Voeg een afbeelding toe
• Stel de prijs in (of 'Gratis')
• Voeg één of meerdere datums toe met starttijd en eindtijd
• Stel maximaal aantal deelnemers in
• Kies locatie: in salon, op locatie, of online (met videolink)
• Klik op Publiceren

Automatische publicatie op beautrendy.nl

Zodra een workshop gepubliceerd is met een toekomstige datum, wordt deze automatisch zichtbaar op beautrendy.nl, de workshop directory. Duizenden bezoekers per maand kunnen je workshop daar vinden.

Workshop op je eigen website

Activeer de workshop-sectie in je website builder. Je website toont dan automatisch:

• Een overzicht van alle aankomende workshops
• Per workshop: titel, datum, tijd, prijs, beschrijving
• 'Meer info & boeken' knop naar detailpagina

Boekingen beheren

• Ga naar Workshops > Boekingen
• Bekijk wie er geboekt heeft per workshop
• Zie betaalstatus en aanwezigheid
• Stuur herinneringen of annuleer boekingen
• Exporteer deelnemerslijst

Wachtlijst instellen

Bij volle capaciteit kun je een wachtlijst activeren. Deelnemers ontvangen automatisch een bericht zodra er een plek vrijkomt.

Overzicht van omzet

Het omzetdashboard geeft inzicht in:

• Omzet uit boekingen (afspraken)
• Omzet uit webshop (productverkoop)
• Omzet uit workshops
• Per dag, week, maand, of jaar
• Per medewerker
• Per behandeling

Facturen bekijken

• Ga naar Financieel > Facturen
• Bekijk alle facturen (uit boekingen, webshop, workshops)
• Filter op datum, klant, of type
• Download facturen als PDF

Creditnota's

Bij annuleringen of retouren worden automatisch creditnota's aangemaakt. Deze zijn terug te vinden onder Financieel > Creditnota's.

TrendiMail koppelen

• Ga naar Marketing > TrendiMail
• Klik op 'Koppelen'
• Volg de instructies om je TrendiMail account te verbinden
• Je klantenbestand wordt automatisch gesynchroniseerd

Nieuwsbrief versturen

• Ga naar Marketing > Nieuwe campagne
• Kies een template of begin leeg
• Stel de inhoud samen (tekst, afbeeldingen, links)
• Kies ontvangers (alle klanten, of specifieke segmenten)
• Verstuur direct of plan in

Segmenten gebruiken

Je kunt klanten segmenteren op basis van:

• Laatste bezoek
• Aantal behandelingen
• Omzet
• Geboortedatum (voor verjaardagsacties)
• Interesses (o.b.v. geboekte behandelingen)

Openingstijden

• Ga naar Instellingen > Openingstijden
• Stel per dag de openingstijden in
• Voeg uitzonderingen toe voor feestdagen of sluitingen
• Klik op Opslaan

Algemene instellingen

• Salon naam – Wijzig de naam van je salon
• Contactgegevens – Telefoon, e-mail, adres
• Logo & branding – Upload je logo voor facturen en website
• BTW instellingen – Standaard BTW-tarief voor behandelingen en producten

Betaalinstellingen

• Ga naar Instellingen > Betalingen
• Kies je betalingsprovider (Mollie, Stripe, etc.)
• Vul de benodigde gegevens in
• Test of de verbinding werkt

Medewerker rechten

Per medewerker kun je instellen welke onderdelen van het dashboard zichtbaar zijn:

• Alleen agenda
• Agenda + klanten
• Volledige toegang (alleen voor eigenaar)